E-Mail-Kommunikation zwischen Arzt und Patient im Praxisalltag

Vorheriger Beitrag: Erfolgreiches Social Media Marketing für Ärzte

Rechtliche Grundlagen für die E-Mail-Kommunikation in Praxen

Was laut DSGVO erlaubt ist

 Die E-Mail-Kommunikation zwischen Arzt und Patient ist praktisch – rechtlich aber herausfordernd. Gemäß DSGVO ist der Umgang mit sensiblen Gesundheitsdaten nur dann erlaubt, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.  

• Eine eindeutige Rechtsgrundlage muss vorhanden sein.

• Alternativ ist eine freiwillige, dokumentierte Einwilligung nötig.

 Ohne diese Einwilligung darf keine elektronische Kommunikation mit Patienten erfolgen. Das gilt für den gesamten E-Mail-Austausch zwischen Praxis und Patient.  

Einwilligungserklärungen richtig einholen

 Vor dem ersten E-Mail-Kontakt ist eine ausdrückliche Einwilligung der Patienten erforderlich. Diese muss bestimmte Kriterien erfüllen:  

• Der Patient muss über die Risiken unverschlüsselter E-Mails informiert werden.

• Die Einwilligung erfolgt schriftlich – digital oder in Papierform.

• Sie ist freiwillig und kann jederzeit widerrufen werden.

✅ Dokumentieren Sie diese Einwilligung sorgfältig in der Patientenakte – ob digital oder analog.

Technische Voraussetzungen für sichere E-Mails

Verschlüsselung & Transportwege im Überblick

 Arzt-Patient-Kommunikation per E-Mail fällt unter die ärztliche Schweigepflicht. Der Versand muss laut DSGVO technisch abgesichert sein:  

• Verwenden Sie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung – nur Absender und Empfänger können die Nachricht lesen.

• Setzen Sie auf SSL-/TLS-verschlüsselte Mailserver – diese sichern den Transportweg Ihrer E-Mails.

• Vermeiden Sie ungesicherte Weiterleitungen an Drittanbieter.

⚠️ Unverschlüsselte E-Mails gelten als erhebliches Datenschutzrisiko.

Geeignete E-Mail-Anbieter für Arztpraxen

 Für die digitale Arzt-Patienten-Kommunikation empfehlen sich Anbieter mit folgenden Merkmalen:  

• Serverstandort innerhalb der EU (Datenschutzkonformität).

• Möglichkeit zur Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

• Abschluss eines DSGVO-konformen Auftragsverarbeitungsvertrags.

• Kompatibilität mit Ihrem Praxisverwaltungssystem (PVS).

 Lösungen wie der KIM-Dienst oder integrierte Module im PVS bieten solide Optionen für den E-Mail-Verkehr zwischen Praxis und Patient.  

Typische Risiken bei der E-Mail-Kommunikation

Fehlversand und Datenpannen vermeiden

 Viele Datenschutzprobleme entstehen beim Versand selbst – oft durch Routinefehler:  

• Vertauschte oder falsch autovervollständigte E-Mail-Adressen.

• Inhalte werden versehentlich unverschlüsselt gesendet.

• Intern keine eindeutige Zuständigkeit für den E-Mail-Versand.

DSGVO-Verstöße durch Fehlversand sind meldepflichtig – und oft leicht vermeidbar.

Externe Zugriffe und ihre Risiken

 Nutzen Teammitglieder mobile Geräte, entstehen neue Gefahrenquellen. Dagegen hilft:  

• Gerätesperren und Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren.

• VPN nutzen, wenn von unterwegs gearbeitet wird.

• Privatgeräte für die Arzt-Patienten-Kommunikation per E-Mail strikt untersagen.

So integrieren Sie E-Mails effizient in Ihre Praxisabläufe

Anwendungsbeispiele aus der Praxis

 Auch ohne medizinische Inhalte kann E-Mail-Nutzung Alltag erleichtern – zum Beispiel für:  

• Terminbestätigungen oder -änderungen.

• Organisatorische Hinweise (z. B. Anfahrt, Wartezeiten).

• Vorabversand von Fragebögen oder Einverständniserklärungen.

 Wichtig: Bei allen Inhalten mit Bezug zur Gesundheit braucht es vorab ein Aufklärungsgespräch.  

Zeitersparnis & Patientenzufriedenheit

 Patienten – besonders jüngere Generationen – schätzen digitale Kommunikation.  

• Weniger Telefonanrufe im Praxisalltag.

• Schnellere Antworten bei Routinefragen.

• Besserer Informationsfluss im Vorfeld des Termins.

✅ Ein gemeinsames Postfach für das Team sorgt für klare Abläufe und kurze Reaktionszeiten.

Patienten aufklären und rechtssicher kommunizieren

Aufklärungspflichten verständlich erklären

 Die elektronische Patientenkommunikation erfordert Aufklärungsarbeit:  

• Weisen Sie auf Risiken der E-Mail-Nutzung hin.

• Nennen Sie Alternativen wie das Telefon oder die klassische Briefpost.

• Erklären Sie den Patienten ihr Widerrufsrecht verständlich.

 Ein Info-Blatt zum Ausfüllen oder ein Formular auf Ihrer Webseite erleichtern diesen Prozess.  

Patientenrechte und Widerspruchsmöglichkeiten

 Auch nach abgegebener Einwilligung können Patienten entscheiden:  

• Sie möchten keine E-Mails mehr erhalten.

• Nur bestimmte Inhalte sollen per E-Mail versendet werden.

• Der Widerruf kann schriftlich oder mündlich erklärt werden – Dokumentation in der Akte ist Pflicht.

Schnittstellen mit Ihrem Praxisverwaltungssystem

So funktioniert E-Mail-Integration

 Moderne PVS-Systeme bieten oft die Möglichkeit, E-Mails direkt zu verwalten:  

• Automatischer Abgleich mit der Patientenakte spart Zeit.

• Gesendete und empfangene Nachrichten bleiben nachvollziehbar.

• Die Kommunikation wird rechtssicher dokumentiert.

Automatisierungen und Vorlagen nutzen

 Mit standardisierten Elementen lässt sich der Workflow weiter beschleunigen:  

• Vorlagen für Termineinladungen und Erinnerungen sparen Zeit.

• Automatische Rückmeldungen außerhalb der Sprechzeiten erhöhen Transparenz.

• Systembenachrichtigungen bei Patientenantworten helfen, nichts zu übersehen.

E-Mail-Kommunikation als Teil des digitalen Marketings

Abgrenzung zum E-Mail-Marketing für Ärzte

 Die e-mail-kommunikation zwischen arzt und patient darf nicht mit E-Mail-Marketing verwechselt werden. Letzteres – z. B. in Form von Gesundheitsnews oder Werbeinhalten – braucht:  

• Eine separate Einwilligung ausschließlich für Marketingzwecke.

• Eine klare Opt-out-Funktion in jeder Nachricht.

• Einhaltung des Heilmittelwerbegesetzes (HWG).

Worauf beim Versand von Newslettern zu achten ist

 Falls Sie sich für E-Mail-Marketing als Arzt entscheiden, beachten Sie:  

• Inhalte müssen allgemein sein, ohne Bezug zu Diagnosen.

• Transparente Versandtools wie Newsletter-Dienste sind Pflicht.

• Keine Verknüpfung mit Patientendaten – niemals personalisiert aus der Kartei generieren.

⚠️ Beim e-mail-marketing arzt liegt die Verantwortung ganz klar bei der Praxisleitung.

Erfolgsfaktor Schulung: Team fit für E-Mail-Kommunikation machen

Schulungsinhalte für medizinisches Personal

 Ihr Team sollte regelmäßig geschult werden – nicht nur einmalig:  

• Wie wähle ich das passende Kommunikationsmittel?

• Welche Risiken erkenne ich in eingehenden Nachrichten?

• Gesunde Passwort- und Kontonutzung trainieren.

 Ergänzend sind praxisnahe Rollenspiele hilfreich, um echte Situationen sicher zu meistern.  

Checklisten & interne Richtlinien etablieren

 Einheitliches Vorgehen reduziert Fehlerquoten im Alltag:  

• Kurze Checklisten für ein- und ausgehende E-Mails helfen enorm.

• Regeln zu Antwortfristen und verwendeten Signaturen schaffen Klarheit.

• Zuständigkeiten pro Kommunikationskanal festlegen – wer antwortet wem?

✅ Strukturierte Prozesse steigern Patientenzufriedenheit – und senken das Risiko für Datenschutzverstöße.

Nächster Beitrag: Patientenkommunikation erfolgreich gestalten: Strategien für Ihre Praxis